XEROX

Info4U è Partner Xerox: soluzioni di stampa per l’ufficio

Xerox sviluppa stampanti, dispositivi multifunzione e soluzioni software dedicate alla stampa, alla scansione e alla gestione dei documenti aziendali.

Info4U, in qualità di Partner Xerox, supporta le aziende nella scelta, nella configurazione e nell’integrazione dei dispositivi più adatti alle reali esigenze operative.

Prima di individuare modello e configurazione analizziamo:

• numero di utenti e reparti;
• volumi mensili di stampa;
• utilizzo del colore;
• formati richiesti;
• necessità di stampa A4 o A3;
• frequenza delle scansioni;
• flussi documentali esistenti;
• esigenze di autenticazione;
• gestione dei documenti riservati;
• collegamento con PC e dispositivi mobili;
• distribuzione delle stampanti nelle sedi;
• costi di consumabili e manutenzione;
• necessità di assistenza;
• possibilità di acquisto o noleggio operativo.

Info4U affianca principalmente PMI e aziende di Milano e della Lombardia, dalla valutazione iniziale alla configurazione, fino all’assistenza e all’evoluzione dell’ambiente di stampa.

Consulenza prima, tecnologia dopo: una stampante o una multifunzione deve essere scelta in base ai volumi, alle attività degli utenti e ai costi complessivi di gestione, non soltanto in base al prezzo iniziale o alla velocità dichiarata.

Principali soluzioni Xerox per le aziende

Stampanti e multifunzione per l’ufficio

Le stampanti e multifunzione Xerox possono rispondere a esigenze differenti: dalla singola postazione al dispositivo condiviso da più reparti.

In base al modello, possono integrare funzioni come:

• stampa a colori o in bianco e nero;
• copia;
• scansione;
• invio dei documenti tramite email;
• eventuale gestione del fax;
• stampa fronte-retro;
• alimentazione automatica degli originali;
• scansione di più pagine;
• stampa da dispositivi mobili;
• collegamento ai servizi cloud;
• autenticazione degli utenti;
• rilascio controllato dei documenti;
• gestione centralizzata;
• applicazioni dedicate ai flussi documentali.

La scelta deve considerare il formato utilizzato.

Una multifunzione A3 può essere necessaria quando l’azienda gestisce disegni, tabelle, documentazione tecnica o materiali commerciali di grandi dimensioni. Negli altri casi, una soluzione A4 correttamente dimensionata può occupare meno spazio e ridurre i costi.

Le multifunzione Xerox compatibili con ConnectKey combinano stampa, copia e scansione con connettività mobile e cloud, applicazioni e funzioni di sicurezza. Le caratteristiche effettive dipendono dal modello e dalla configurazione adottata.

Xerox ConnectKey e automazione delle attività

Xerox ConnectKey trasforma la multifunzione in una postazione collegata ai processi digitali dell’azienda.

Oltre alle tradizionali operazioni di stampa e scansione, i dispositivi compatibili possono permettere di:

• personalizzare l’interfaccia;
• creare pulsanti dedicati alle attività frequenti;
• inviare documenti verso cartelle o destinazioni predefinite;
• acquisire documenti e distribuirli ai reparti;
• collegarsi a servizi cloud compatibili;
• utilizzare applicazioni installabili;
• semplificare flussi ripetitivi;
• stampare da computer e dispositivi mobili;
• integrare funzioni di autenticazione;
• limitare l’accesso a determinate operazioni.

Un pulsante di scansione può, per esempio, essere configurato per acquisire un documento, applicare parametri predefiniti e inviarlo direttamente alla destinazione corretta.

Questo riduce i passaggi manuali e il rischio che documenti importanti vengano salvati in cartelle errate o inviati al destinatario sbagliato.

Le ConnectKey Apps estendono le funzioni dei dispositivi compatibili attraverso applicazioni leggere installabili sulla multifunzione, senza richiedere necessariamente un server dedicato per ogni singola funzione.

Gestione e sicurezza della stampa

I documenti inviati a una stampante di rete possono contenere dati amministrativi, commerciali, finanziari, tecnici o personali.

Per questo la sicurezza dell’ambiente di stampa deve considerare:

• autenticazione degli utenti;
• protezione delle credenziali;
• controllo delle autorizzazioni;
• rilascio della stampa solo in presenza dell’utente;
• cifratura delle comunicazioni;
• cancellazione sicura dei dati temporanei;
• aggiornamento del firmware;
• configurazione dei protocolli di rete;
• limitazione delle destinazioni di scansione;
• registrazione delle attività;
• separazione tra utenti e reparti;
• protezione fisica del dispositivo.

Le funzioni disponibili dipendono dal modello, dalle licenze e dalla configurazione.

Un dispositivo dotato di numerose opzioni di sicurezza può comunque rimanere esposto quando utilizza password predefinite, firmware non aggiornato, protocolli non necessari o regole di rete troppo permissive.

La tecnologia ConnectKey prevede differenti livelli di protezione per dispositivi, documenti e dati, comprese funzioni di autenticazione, cifratura, controllo delle destinazioni e gestione degli accessi sui modelli compatibili.

Xerox Workplace Cloud e Workplace Suite

Quando l’azienda utilizza più stampanti, sedi o utenti mobili, può essere utile introdurre una piattaforma centralizzata per la gestione della stampa.

Xerox Workplace Cloud e Xerox Workplace Suite possono supportare, in base alla configurazione:

• autenticazione degli utenti;
• stampa protetta;
• rilascio dei documenti presso il dispositivo;
• controllo dei costi;
• assegnazione delle stampe a utenti o reparti;
• applicazione di regole;
• gestione della mobilità;
• stampa da dispositivi personali;
• monitoraggio dell’utilizzo;
• gestione di flotte composte anche da dispositivi differenti.

La principale distinzione riguarda il modello di gestione:

• Xerox Workplace Cloud utilizza una piattaforma ospitata nel cloud;
• Xerox Workplace Suite utilizza un sistema di gestione installato nell’ambiente previsto dal progetto.

La scelta deve considerare infrastruttura, numero di sedi, politiche di sicurezza, competenze interne e modalità di accesso degli utenti.

Xerox indica per Workplace Cloud funzioni di autenticazione, gestione della stampa, controllo dei costi e mobilità. Workplace Suite propone funzionalità analoghe tramite una piattaforma server.

Digitalizzazione e gestione documentale con DocuShare

La multifunzione può diventare il punto di ingresso di un processo documentale più ordinato.

Con soluzioni come Xerox DocuShare, i documenti acquisiti possono essere organizzati, cercati, condivisi e inseriti in flussi controllati.

A seconda della piattaforma e della configurazione, può essere possibile:

• centralizzare documenti digitali;
• acquisire documenti cartacei;
• organizzare cartelle e classificazioni;
• definire utenti e permessi;
• gestire versioni;
• utilizzare funzioni di ricerca;
• condividere informazioni tra reparti;
• impostare regole e flussi approvativi;
• controllare lo stato dei documenti;
• accedere alle informazioni da differenti dispositivi.

Queste soluzioni devono essere introdotte partendo dai processi.

Digitalizzare documenti senza stabilire criteri di classificazione, responsabilità, autorizzazioni e tempi di conservazione rischia di trasformare un archivio cartaceo disordinato in un archivio digitale altrettanto difficile da gestire.

Xerox presenta DocuShare come una piattaforma per acquisire, organizzare, elaborare e condividere contenuti. Le versioni Flex e Go sono rivolte anche a PMI e reparti aziendali e possono essere collegate ai dispositivi multifunzione compatibili.

Gestire la stampa significa controllare costi e utilizzo

Il prezzo della stampante rappresenta soltanto una parte del costo complessivo.

Nel tempo incidono anche:

• toner e consumabili;
• tamburi e componenti soggetti a usura;
• numero di pagine prodotte;
• utilizzo del colore;
• interventi tecnici;
• tempi di indisponibilità;
• energia;
• carta utilizzata;
• dispositivi sovrapposti;
• scorte non coordinate;
• gestione amministrativa;
• durata prevista dell’apparato.

Una stampante economica può risultare poco conveniente quando viene utilizzata oltre il volume per il quale è stata progettata.

Allo stesso modo, una multifunzione sovradimensionata può generare costi non giustificati dalle reali necessità.

Prima della scelta Info4U valuta quindi:

1. volumi medi e picchi;
2. distribuzione delle stampe;
3. quota di documenti a colori;
4. formati utilizzati;
5. funzioni realmente necessarie;
6. costo indicativo per pagina;
7. manutenzione prevista;
8. modalità di approvvigionamento dei consumabili;
9. durata del progetto;
10. possibilità di razionalizzare il numero dei dispositivi.

L’obiettivo non è installare più stampanti, ma costruire un ambiente coerente con utenti, reparti e attività.

Servizi di stampa gestita e controllo della flotta

Quando sono presenti più dispositivi, la gestione frammentata può aumentare costi e richieste di assistenza.

Un progetto di stampa gestita può partire dall’analisi della flotta esistente per individuare:

• dispositivi poco utilizzati;
• stampanti sovraccariche;
• modelli non più supportati;
• costi di stampa elevati;
• consumabili differenti;
• sovrapposizioni tra dispositivi;
• criticità di rete;
• problemi ricorrenti;
• necessità di maggiore controllo;
• opportunità di digitalizzazione.

In base al progetto e al servizio concordato, possono essere previste attività come:

• monitoraggio dei dispositivi;
• controllo dei volumi;
• raccolta delle informazioni sui contatori;
• gestione delle segnalazioni;
• pianificazione degli interventi;
• verifica dello stato dei consumabili;
• analisi dell’utilizzo;
• applicazione di regole di stampa;
• reportistica;
• rinnovo graduale della flotta.

Xerox Managed Print Services comprende strumenti e servizi per gestire dispositivi, sicurezza, flussi di stampa, analisi e ottimizzazione della flotta.

La disponibilità delle singole funzioni e il perimetro operativo devono essere verificati nel progetto Info4U effettivamente concordato.

La stampante è parte dell’infrastruttura IT aziendale

Una stampante di rete non deve essere considerata un dispositivo isolato.

Interagisce con:

• computer e notebook;
• rete aziendale;
• switch;
• server di stampa;
• account e identità;
• servizi cloud;
• cartelle condivise;
• posta elettronica;
• applicazioni;
• sistemi di autenticazione;
• dispositivi mobili;
• politiche di cybersecurity.

Problemi di stampa o scansione possono dipendere da driver, rete, DNS, autenticazione, autorizzazioni, configurazioni cloud o aggiornamenti, non necessariamente dal dispositivo.

Prima dell’installazione Info4U verifica quindi:

• collegamento alla rete;
• indirizzamento e configurazione;
• protocolli necessari;
• compatibilità dei driver;
• sistemi operativi utilizzati;
• server di stampa esistenti;
• destinazioni di scansione;
• autenticazione;
• policy di sicurezza;
• accesso da sedi remote;
• aggiornamenti del firmware;
• procedure di assistenza.

La multifunzione deve essere inserita nella documentazione tecnica e sottoposta agli stessi criteri di gestione applicati agli altri dispositivi collegati alla rete.

Perché scegliere Xerox con Info4U

La scelta del dispositivo rappresenta soltanto una parte del progetto.

Con Info4U l’intervento può comprendere:

• analisi dei volumi: pagine, colore, formati e picchi;
• valutazione delle postazioni: utenti, reparti e collocazione;
• scelta del dispositivo: stampante o multifunzione, A4 o A3;
• dimensionamento: velocità e capacità coerenti con l’utilizzo;
• analisi dei costi: consumabili, assistenza e ciclo di vita;
• configurazione di rete: indirizzi, protocolli e collegamenti;
• installazione dei driver: compatibilità con i sistemi utilizzati;
• configurazione della scansione: email, cartelle e destinazioni;
• sicurezza: utenti, password, aggiornamenti e autorizzazioni;
• stampa controllata: autenticazione e rilascio dei documenti;
• workflow: automazione di attività ripetitive;
• gestione documentale: valutazione di strumenti compatibili;
• assistenza tecnica: supporto secondo il servizio concordato;
• rinnovo programmato: sostituzione dei dispositivi non più adeguati;
• noleggio operativo: valutazione di una modalità alternativa all’acquisto.

Prima di proporre un nuovo dispositivo, Info4U verifica inoltre se le criticità dipendono dalla stampante oppure da rete, driver, server di stampa, configurazioni o processi non adeguati.

Questo evita di sostituire apparecchiature ancora utilizzabili senza risolvere la vera causa del problema.

A quali aziende sono adatte le soluzioni Xerox

Le soluzioni Xerox possono essere valutate da organizzazioni che devono gestire stampa, scansione e documenti in modo più ordinato.

Possono risultare utili per:

• PMI con dispositivi condivisi tra più utenti;
• studi professionali;
• uffici amministrativi;
• aziende con più reparti;
• organizzazioni con più sedi;
• imprese che utilizzano numerose stampanti differenti;
• aziende con elevati volumi di scansione;
• realtà che gestiscono documenti riservati;
• organizzazioni che vogliono controllare le stampe;
• aziende con utenti mobili;
• imprese che devono sostituire dispositivi obsoleti;
• organizzazioni che vogliono digitalizzare alcuni flussi documentali;
• aziende interessate al noleggio operativo.

Non tutti gli utenti devono disporre di una stampante personale.

In molti contesti è più efficiente utilizzare un numero limitato di dispositivi condivisi, correttamente dimensionati e collocati, mantenendo eventuali stampanti dedicate soltanto per attività specifiche.

Come Info4U integra Xerox nell’ambiente di lavoro aziendale

Info4U integra le soluzioni Xerox all’interno di progetti dedicati a stampa, scansione, gestione documentale e postazioni di lavoro, partendo dall’analisi degli utenti e dei processi.

Le stampanti e le multifunzione vengono coordinate con:

• rete aziendale;
• computer e notebook;
• account degli utenti;
• server di stampa;
• sistemi di autenticazione;
• servizi cloud;
• cartelle condivise;
• applicazioni;
• procedure documentali;
• assistenza tecnica.

Quando il progetto riguarda la gestione complessiva di postazioni, dispositivi e software, le soluzioni Xerox possono essere collegate al servizio di assistenza hardware e software.

Se l’obiettivo è digitalizzare la condivisione dei documenti e migliorare la collaborazione tra utenti, il progetto può essere coordinato anche con le soluzioni Info4U dedicate al Modern Work.

Per distribuire il costo nel tempo e programmare il rinnovo delle apparecchiature è inoltre possibile valutare il noleggio operativo IT, verificando condizioni, durata e servizi inclusi.

Contatta Info4U per analizzare volumi di stampa, dispositivi esistenti, costi e flussi documentali prima di scegliere una nuova soluzione Xerox.