Info4U è Partner Lexmark: soluzioni di stampa per le aziende
Lexmark sviluppa stampanti, sistemi multifunzione e soluzioni software dedicate alla stampa aziendale, alla sicurezza dei documenti e alla gestione centralizzata dei dispositivi.
Info4U, in qualità di Partner Lexmark, supporta le aziende nella scelta delle soluzioni più adatte in base al numero di utenti, ai volumi di stampa, ai formati utilizzati, alle esigenze di scansione e al livello di controllo richiesto.
La scelta non dovrebbe partire soltanto dal prezzo della stampante. Prima analizziamo l’ambiente esistente, i dispositivi già presenti, i costi ricorrenti e il modo in cui i documenti vengono prodotti, condivisi e protetti.
Info4U affianca principalmente PMI e aziende di Milano e della Lombardia, dalla valutazione iniziale alla configurazione, fino all’inserimento dei dispositivi nella rete e nei processi aziendali.
Consulenza prima, tecnologia dopo: partiamo dall’utilizzo reale e individuiamo successivamente la soluzione Lexmark più coerente.
Principali soluzioni Lexmark per le aziende
Stampanti e multifunzione Lexmark
Il portafoglio Lexmark comprende stampanti e sistemi multifunzione a colori o monocromatici, destinati a piccoli uffici, gruppi di lavoro e organizzazioni con volumi più elevati.
In base al modello e alla configurazione, le soluzioni possono supportare:
- stampa in formato A4, A3 o altri formati professionali;
- stampa a colori o in bianco e nero;
- copia e scansione;
- acquisizione fronte-retro;
- collegamento alla rete aziendale;
- stampa da dispositivi mobili;
- autenticazione degli utenti;
- rilascio protetto dei documenti;
- gestione di più vassoi e supporti;
- funzioni di finitura.
La scelta deve considerare numero di utenti, volume mensile, velocità, formato, necessità del colore, funzioni di scansione, consumabili e costo complessivo di gestione.
Un piccolo reparto amministrativo richiede una configurazione diversa rispetto a un ufficio con numerosi utenti, a una sede distribuita o a un ambiente che gestisce documenti riservati.
Lexmark propone stampanti e multifunzione per piccole e medie imprese e per organizzazioni più strutturate, con configurazioni differenziate per formato, volume e tipo di output.
Gestione cloud e controllo dell’ambiente di stampa
Le soluzioni Lexmark Cloud Services permettono di valutare una gestione più centralizzata dell’ambiente di stampa, riducendo la dipendenza da configurazioni distribuite e interventi manuali sui singoli dispositivi.
In base al progetto possono essere considerate funzioni per:
- gestione remota del parco stampanti;
- controllo degli utenti e delle autorizzazioni;
- rilascio protetto dei documenti;
- stampa da PC e dispositivi mobili;
- raccolta di dati sull’utilizzo;
- configurazione centralizzata;
- monitoraggio dello stato dei dispositivi;
- collegamento con applicazioni e servizi cloud;
- gestione dei flussi di acquisizione e stampa.
Con Cloud Print Management, per esempio, i documenti possono essere conservati nella coda personale dell’utente e rilasciati dopo l’autenticazione, evitando che rimangano incustoditi nei vassoi. La soluzione prevede anche modalità cloud e ibride, da verificare rispetto ai requisiti dell’azienda.
Cloud Fleet Management consente inoltre la gestione e il monitoraggio da remoto dei dispositivi collegati, con l’obiettivo di semplificare configurazione, controllo e assistenza dell’ambiente di stampa. Le funzioni effettivamente disponibili dipendono da dispositivi, licenze e servizi attivati.
Sicurezza, sostenibilità e controllo dei costi
Una stampante collegata alla rete aziendale gestisce documenti, credenziali, rubriche e informazioni che possono essere riservate. Per questo la sicurezza dell’ambiente di stampa deve essere considerata come parte della sicurezza informatica complessiva.
In base ai dispositivi e alla configurazione adottata, possono essere valutati:
- autenticazione degli utenti;
- stampa con PIN o badge;
- rilascio protetto;
- gestione dei permessi;
- cancellazione o protezione dei dati;
- aggiornamento delle configurazioni;
- standardizzazione delle impostazioni;
- monitoraggio centralizzato;
- segmentazione e controllo degli accessi di rete.
Lexmark descrive la sicurezza della stampa come un approccio che coinvolge dispositivo, parco installato e infrastruttura di rete, comprendendo anche valutazioni e gestione continuativa delle configurazioni.
La sostenibilità non dipende soltanto dalle caratteristiche dichiarate dal produttore. Deve essere tradotta in decisioni operative: ridurre le stampe non necessarie, dimensionare correttamente i dispositivi, utilizzare i consumabili in modo efficiente e prolungare la vita utile delle apparecchiature quando tecnicamente conveniente.
La strategia Lexmark comprende servizi e programmi orientati alla riduzione dei consumi, alla gestione più efficiente della carta e dei materiali e al recupero di cartucce e dispositivi. Anche i servizi di stampa gestita possono contribuire a utilizzare in modo più controllato energia, carta e consumabili.
Per Info4U, sostenibilità e riduzione dei costi devono essere misurate sul contesto reale, evitando affermazioni generiche: volumi, numero di dispositivi, consumi, manutenzione e processi documentali devono essere verificati prima di proporre un intervento.
Perché scegliere Lexmark con Info4U
Una soluzione di stampa efficace deve essere proporzionata alle attività dell’azienda, protetta e gestibile nel tempo.
Con Info4U il progetto può comprendere:
- analisi dell’ambiente esistente: verifica di dispositivi, utenti, volumi e criticità;
- scelta delle apparecchiature: configurazione definita in base a formato, prestazioni e funzioni;
- ottimizzazione del parco stampanti: valutazione dei dispositivi da mantenere, sostituire o centralizzare;
- configurazione in rete: collegamento alle postazioni e ai servizi aziendali;
- sicurezza della stampa: autenticazione, permessi e rilascio protetto quando necessari;
- gestione centralizzata: valutazione delle soluzioni cloud e degli strumenti di monitoraggio;
- digitalizzazione: integrazione della scansione nei flussi documentali;
- assistenza tecnica: supporto in base al servizio concordato;
- gestione dei consumabili: pianificazione e controllo delle necessità operative;
- rinnovo programmato: possibilità di valutare acquisto o noleggio operativo.
L’obiettivo è evitare stampanti distribuite senza un criterio, dispositivi sovradimensionati e costi difficili da ricostruire.
Prima di proporre nuove apparecchiature, Info4U verifica se è possibile ottimizzare l’ambiente esistente, modificare la distribuzione dei dispositivi o intervenire sulle impostazioni di stampa.
Come Info4U integra Lexmark nei progetti di stampa aziendale
Info4U integra le soluzioni Lexmark all’interno di progetti dedicati alla stampa aziendale, alla gestione dei dispositivi e alla digitalizzazione dei flussi documentali, valutando prima utenti, reparti, volumi, costi ricorrenti ed esigenze di sicurezza.
Una stampante o una multifunzione non va scelta soltanto in base alla velocità o al prezzo, ma in funzione dell’utilizzo reale: stampa, scansione, protezione dei documenti, gestione centralizzata e continuità operativa dell’ufficio.
Le soluzioni Lexmark possono essere collegate ai servizi Info4U di assistenza hardware e software e, quando utile, a formule di noleggio operativo IT, soprattutto quando l’obiettivo è semplificare la gestione dei dispositivi e rendere più prevedibili i costi.
Contatta Info4U per analizzare l’ambiente di stampa attuale e individuare la configurazione Lexmark più adatta alla tua azienda.
LE FAQ
Quali soluzioni Lexmark può proporre Info4U alle aziende?
Info4U può proporre stampanti, sistemi multifunzione e soluzioni Lexmark per la gestione dell’ambiente di stampa.
La configurazione viene definita considerando numero di utenti, volumi, formati, necessità del colore, funzioni di scansione, sicurezza e livello di assistenza richiesto.
Il progetto può comprendere anche configurazione, installazione in rete, gestione degli utenti e valutazione delle funzioni cloud compatibili.
Come si sceglie una stampante Lexmark per l’ufficio?
Occorre valutare:
- numero di utenti;
- volume mensile;
- formato dei documenti;
- necessità della stampa a colori;
- velocità richiesta;
- funzioni di scansione;
- collegamento alla rete;
- gestione dei consumabili;
- costi di manutenzione;
- requisiti di sicurezza.
La scelta non dovrebbe essere basata soltanto sul prezzo iniziale. Un dispositivo economico ma non adeguato ai volumi può generare rallentamenti, costi elevati e richieste frequenti di assistenza.
Quando conviene scegliere una multifunzione Lexmark?
Una multifunzione può essere indicata quando l’azienda vuole riunire in un unico dispositivo stampa, copia e scansione.
È particolarmente utile nei reparti che gestiscono numerosi documenti, devono digitalizzare pratiche o necessitano di funzioni condivise tra più utenti.
Prima della scelta devono essere verificati volumi, formato, velocità di acquisizione, modalità di distribuzione dei file e sistemi con cui la multifunzione deve comunicare.
È meglio una stampante Lexmark a colori o monocromatica?
La scelta dipende dal tipo di documenti prodotti e dalla frequenza con cui il colore è realmente necessario.
Una stampante monocromatica può essere adatta per documenti amministrativi, report interni e volumi elevati in bianco e nero.
Una stampante a colori può essere utile per presentazioni, offerte, materiali commerciali, grafici e documenti nei quali il colore facilita la lettura.
In molti ambienti è possibile adottare configurazioni miste, evitando di distribuire dispositivi a colori dove non sono necessari.
Che cos’è Lexmark Cloud Print Management?
Lexmark Cloud Print Management è una soluzione per gestire la stampa attraverso servizi cloud.
Può permettere agli utenti autorizzati di inviare un documento e rilasciarlo successivamente su un dispositivo compatibile, anche attraverso autenticazione con PIN o badge.
La soluzione può inoltre fornire dati sull’utilizzo, applicare regole e ridurre la necessità di server di stampa locali. Sono disponibili anche configurazioni ibride per contesti nei quali i documenti devono rimanere all’interno della rete.
Disponibilità, compatibilità e modalità tecniche devono essere verificate prima dell’implementazione.
Le stampanti Lexmark possono proteggere i documenti riservati?
Sì. In base al modello e alla configurazione, possono essere introdotte funzioni come autenticazione, stampa protetta, rilascio con PIN o badge, gestione dei permessi e controllo centralizzato delle impostazioni.
Queste funzioni riducono il rischio che documenti riservati rimangano incustoditi nei vassoi, ma devono essere inserite all’interno di procedure coerenti.
La sicurezza non dipende soltanto dalla stampante: devono essere controllati utenti, rete, aggiornamenti, configurazioni e responsabilità operative.
Che cosa sono i Managed Print Services Lexmark?
I Managed Print Services, o MPS, sono servizi dedicati alla gestione coordinata dell’ambiente di stampa.
Possono comprendere analisi del parco dispositivi, monitoraggio, gestione dei consumabili, assistenza, ottimizzazione dei costi e pianificazione del rinnovo.
Lexmark collega i propri servizi MPS anche a tecnologie IoT, supporto predittivo e servizi cloud per controllare dispositivi e attività di stampa.
Le attività effettivamente disponibili attraverso Info4U devono essere definite in base al progetto e agli accordi commerciali applicabili.
Le soluzioni Lexmark aiutano a ridurre l’impatto ambientale?
Le soluzioni Lexmark comprendono funzioni e programmi orientati alla gestione efficiente di carta, energia, consumabili e dispositivi.
Il risultato concreto dipende però da come viene configurato e utilizzato l’ambiente di stampa.
Per ridurre consumi e sprechi è necessario:
- limitare le stampe non necessarie;
- utilizzare il fronte-retro;
- controllare l’uso del colore;
- centralizzare i dispositivi quando conveniente;
- utilizzare sistemi di rilascio protetto;
- evitare sostituzioni premature;
- gestire correttamente cartucce e apparecchiature a fine vita.
Lexmark prevede servizi e programmi dedicati all’utilizzo efficiente e al recupero dei materiali, ma la strategia deve essere adattata ai processi dell’azienda.
È possibile noleggiare stampanti e multifunzione Lexmark?
Sì. Il noleggio operativo IT può essere valutato quando l’azienda preferisce distribuire i costi nel tempo e programmare il rinnovo delle apparecchiature.
La convenienza dipende da:
- numero di dispositivi;
- durata prevista;
- volumi di stampa;
- servizi compresi;
- materiali di consumo;
- condizioni economiche;
- modalità di assistenza.
Prima di scegliere tra acquisto e noleggio, Info4U confronta le alternative rispetto alle esigenze tecniche ed economiche dell’azienda.
Quando conviene rivedere l’ambiente di stampa aziendale?
Una revisione è utile quando:
- i dispositivi sono numerosi e distribuiti senza un criterio;
- non sono noti i costi complessivi;
- consumabili e manutenzione incidono troppo;
- si verificano guasti frequenti;
- le stampanti non sono più supportate;
- mancano controlli sugli utenti;
- documenti riservati rimangono nei vassoi;
- la scansione richiede troppi passaggi manuali;
- ogni sede gestisce autonomamente dispositivi e configurazioni;
- l’assistenza richiede continui interventi.
Non sempre è necessario sostituire tutte le apparecchiature. Info4U verifica prima se è possibile riorganizzare, aggiornare o centralizzare i dispositivi già presenti.
