NethVoice

Info4U e NethVoice: comunicazione aziendale più semplice e organizzata

NethVoice è una soluzione di telefonia VoIP sviluppata da Nethesis per collegare chiamate, interni, utenti, sedi e applicazioni aziendali all’interno di un unico sistema.

Info4U integra NethVoice nei progetti dedicati alla comunicazione aziendale, partendo dall’analisi del centralino esistente, delle modalità di gestione delle chiamate e delle esigenze dei diversi reparti.

Prima di proporre la configurazione valutiamo:

• numero di utenti e interni;
• sedi e persone in mobilità;
• gruppi e code di risposta;
• orari e deviazioni;
• chiamate perse;
• telefoni e dispositivi utilizzati;
• collegamenti con CRM e gestionali;
• rete e connettività disponibili;
• necessità di assistenza e continuità operativa.

Info4U affianca principalmente PMI e aziende di Milano e della Lombardia, dalla progettazione iniziale alla configurazione, fino alla formazione e al supporto successivo.

Consulenza prima, tecnologia dopo: prima definiamo come devono essere gestite le comunicazioni, poi configuriamo NethVoice in modo coerente con il lavoro reale dell’azienda.

Che cos’è NethVoice

NethVoice è un centralino VoIP che consente di utilizzare la rete dati per gestire le comunicazioni aziendali.

Può collegare telefoni IP, computer, browser e smartphone, centralizzando utenti, interni, rubriche e regole di chiamata.

In base alla configurazione, NethVoice può supportare:

• chiamate da PC e browser;
• applicazione desktop;
• utilizzo da smartphone;
• rubrica aziendale centralizzata;
• gruppi e code di risposta;
• risponditori automatici;
• gestione degli orari;
• integrazione con CRM e gestionali;
• call center;
• report e statistiche sulle chiamate;
• installazione in cloud oppure on-premise.

Nethesis presenta NethVoice come un centralino VoIP aperto e integrabile, utilizzabile da PC e dispositivi mobili e collegabile ai sistemi informativi aziendali. La piattaforma può essere attivata nel cloud Nethesis, presso un cloud provider, su apparati dedicati oppure in un ambiente virtualizzato locale.

Principali funzioni di NethVoice

Chiamate da PC e smartphone

Con NethVoice il computer può diventare una postazione telefonica attraverso il softphone WebRTC e l’applicazione desktop.

Gli utenti possono gestire chiamate, contatti e storico direttamente dalla propria postazione, riducendo la necessità di passare continuamente dal telefono alle applicazioni aziendali.

L’applicazione mobile permette inoltre di utilizzare il proprio interno anche fuori sede, mantenendo il numero aziendale e l’accesso alla rubrica condivisa.

Questa configurazione può essere utile per commerciali, tecnici, personale in smart working e collaboratori che operano da sedi differenti.

Integrazione con CRM e software gestionali

NethVoice può collegare le chiamate alle informazioni presenti nei CRM, nei gestionali e negli altri sistemi aziendali.

Quando l’integrazione è disponibile, l’utente può:

• riconoscere il chiamante;
• aprire la scheda cliente;
• consultare informazioni e attività;
• avviare una telefonata dal software;
• associare chiamate e contatti;
• utilizzare rubriche centralizzate;
• ridurre l’inserimento manuale dei dati.

La fattibilità dipende dal software utilizzato, dalle interfacce disponibili e dal livello di personalizzazione richiesto.

Prima di confermare l’integrazione, Info4U verifica dati da scambiare, permessi, API, responsabilità di aggiornamento e gestione degli eventuali errori. Nethesis indica l’integrazione con CRM, gestionali e sistemi informativi come una delle caratteristiche centrali di NethVoice.

Gruppi, code e gestione delle chiamate

NethVoice consente di definire come devono essere distribuite le chiamate all’interno dell’azienda.

In base all’organizzazione possono essere configurati:

• gruppi di risposta;
• code;
• numeri diretti;
• messaggi di benvenuto;
• risponditori automatici;
• orari di apertura e chiusura;
• deviazioni;
• gestione delle assenze;
• regole per le chiamate non risposte;
• percorsi differenti per reparti e servizi.

La tecnologia, da sola, non determina l’efficienza del flusso.

Prima della configurazione è necessario stabilire chi deve rispondere, dopo quanto tempo trasferire la chiamata, come gestire le assenze e chi deve controllare le chiamate perse.

Call center, report e controllo delle attività

NethVoice può supportare reparti commerciali, assistenza clienti, segreterie e strutture che gestiscono un numero significativo di chiamate.

In base ai moduli adottati, possono essere disponibili strumenti per analizzare:

• chiamate ricevute ed effettuate;
• chiamate perse;
• tempi di risposta;
• durata delle conversazioni;
• attività delle code;
• distribuzione tra operatori;
• andamento per fascia oraria;
• costi e statistiche.

Queste informazioni permettono di individuare criticità organizzative e verificare se orari, personale e regole di distribuzione sono adeguati.

La piattaforma comprende funzioni per call center, code e reportistica centralizzata.

NethVoice in cloud oppure on-premise

NethVoice può essere implementato attraverso modalità differenti.

Una configurazione cloud può essere valutata quando l’azienda desidera centralizzare il sistema, gestire più sedi o supportare utenti distribuiti senza mantenere tutta l’infrastruttura telefonica nei propri locali.

Una configurazione on-premise può essere adatta quando l’azienda dispone già di un ambiente virtualizzato e preferisce mantenere il centralino all’interno della propria infrastruttura.

La scelta deve considerare:

• sedi e utenti;
• connettività;
• server e virtualizzazione;
• sicurezza;
• aggiornamenti;
• backup delle configurazioni;
• continuità operativa;
• gestione e assistenza;
• possibilità di crescita.

Non esiste una modalità migliore in assoluto. Info4U valuta quale configurazione sia più coerente con l’ambiente esistente e con le risorse disponibili.

Perché scegliere NethVoice con Info4U

Il valore di un centralino VoIP dipende da come viene progettato e inserito nei processi aziendali.

Con Info4U il progetto può comprendere:

• analisi del centralino esistente;
• raccolta delle esigenze di utenti e reparti;
• verifica della rete e della connettività;
• progettazione della nuova configurazione;
• definizione di interni, gruppi, code e orari;
• configurazione di telefoni, PC e smartphone;
• migrazione dal sistema precedente;
• integrazione con CRM e gestionali;
• formazione degli utenti;
• assistenza tecnica;
• revisione periodica di utenti e flussi.

L’obiettivo è evitare un sistema costruito per accumulo, con interni inutilizzati, deviazioni difficili da ricostruire e chiamate gestite in modo differente da ogni reparto.

Prima di proporre la sostituzione del centralino, Info4U verifica inoltre se le criticità dipendono realmente dal sistema telefonico oppure dalla rete, dal provider, dai dispositivi o dalle procedure interne.

A quali aziende è adatto NethVoice

NethVoice può essere valutato da aziende che vogliono rendere più flessibile e controllabile la gestione delle comunicazioni.

È particolarmente indicato per:

• PMI che devono sostituire un centralino tradizionale;
• aziende con più sedi;
• organizzazioni con utenti in smart working;
• commerciali e tecnici in mobilità;
• reparti che gestiscono numerose chiamate;
• aziende che utilizzano CRM e gestionali;
• strutture con code e gruppi di risposta;
• organizzazioni che vogliono ridurre le chiamate perse;
• aziende che necessitano di report e statistiche.

Non è però il numero dei dipendenti a determinare da solo l’idoneità della soluzione. Anche una piccola impresa può avere esigenze articolate quando gestisce più numerazioni, sedi, reperibilità o integrazioni.

Come Info4U integra NethVoice nei processi aziendali

Info4U integra NethVoice all’interno di progetti dedicati a telefonia VoIP, comunicazione unificata e collaborazione aziendale, partendo dall’analisi delle chiamate, degli utenti, delle sedi e delle procedure operative.

Un centralino VoIP non va scelto soltanto per le funzioni disponibili, ma per la capacità di adattarsi al modo reale in cui l’azienda lavora: gruppi di risposta, smart working, mobilità, assistenza clienti, attività commerciali e collegamento con CRM e gestionali.

Per questo NethVoice può essere collegato alle soluzioni Info4U per il Modern Work e alla pagina dedicata al centralino VoIP NethVoice per aziende, soprattutto quando l’obiettivo è migliorare reperibilità, collaborazione e controllo delle comunicazioni.

Contatta Info4U per analizzare il centralino esistente, individuare le criticità e definire la configurazione più adatta alla tua organizzazione.